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SDTC

Records Management Specialist

Performance – Ottawa, Ontario
Department Performance
Employment Type Term
Minimum Experience Manager/Supervisor

Title:  Records Management Specialist – 9-month term

Reports to:    Director Finance and Administration

Location: 45 O’Connor Street, Suite 1850, Ottawa, Ontario, K1P 1A4 

Purpose:  

The overall responsibility of this position is to provide analysis, interpretation and recommendations pertaining to records management issues, which will assist SDTC in decision making and compliance requirements.  The incumbent of this position will manage the information and records of the organization in a structured and timely manner to meet regulatory, audit and reporting needs.    

Key Responsibilities and Accountabilities:

Establishes and maintains the information control of corporate records for the organization.  Providing expertise in areas of file planning and metadata capture, this involves managing information and setting up naming protocols

Promotes knowledge and management concepts through and across systems by monitoring and evaluating processes and determining efficiencies

Provides a policy framework to guide staff in the management of their records and use of the organization's records system

Creates processes to meet current requirements as well as to understand the likely future trends, and organizational needs as SDTC continues to evolve

Advises on and implements new records management policies systems

Ensure compliance with relevant legislation and regulations

Complete reporting requirements and support audit efforts

Travel:

Minimum travel is expected in this role.

Skills and Knowledge Required:

Education: 

University degree preferably in Public Administration, Library Science or closely related field.

Experience:

8-10 years of related experience in records management at progressively senior/broader levels

Experience in records management systems

Proven track record managing projects and work activities that are not within their direct control

Demonstrated ability to work under demanding timelines

Skills/Knowledge: 

Demonstrated highly analytical and problem solving skills, the ability to understand complex problems and review related information to develop, evaluate options and formulate advice 

High levels of oral and written expression, and IT literacy, and the ability to work under considerable pressure and to tight deadlines. 

The ability to communicate in French is desired

Persuasive negotiation skills

Ability to establish credibility as the records and information management “expert”

Understanding of the accountability relationships among key federal departments and central agencies, as well as the context in which foundations work 

Knowledge and experience with records management best practices.

Knowledge of federal/provincial record management legislation and regulations

Application Deadline: December 21, 2018

SDTC is a highly entrepreneurial foundation, created by the federal government. Our mission? To be a catalyst and convenor for the cleantech ecosystem in Canada. We do this by funding projects that are pre-commercial and have the potential to demonstrate significant and quantifiable environmental and economic benefits in one or more of the following areas: climate change, clean air, clean water and clean soil.

Sustainable Development Technology Canada is a small team of high energy, dedicated, private sector oriented individuals who are hands-on and innovative. Come and help us make a difference to the Canadian innovation and sustainability agenda.  

Sustainable Development Technology Canada is an equal opportunity employer that welcomes diversity in the workplace and encourages applications from all qualified candidates. Sustainable Development Technology Canada welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process. 

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Titre :               Spécialiste en gestion de dossiers – pour une période de 9 mois

Supérieur hiérarchique : Directeur, Finances et administration

Lieu :               45, rue O’Connor, bureau 1850, Ottawa (Ontario), K1P 1A4

Mandat :  

Le titulaire de ce poste est chargé, de manière générale, de procéder à des analyses, des interprétations et des recommandations concernant la gestion des dossiers, ce qui aidera TDDC à prendre des décisions et à répondre aux exigences de conformité. Il gère les informations et les dossiers de l’organisation de manière structurée et en temps opportun, afin de répondre aux besoins en matière de réglementation, de vérification et d’établissement de rapports.    

Principales responsabilités :

Établir et garder le contrôle des informations et dossiers de l’organisation. Utiliser son savoir faire en matière de plans de classement et de saisie de métadonnées, ce qui comprend la gestion des informations et la mise en place de protocoles de dénomination;

Promouvoir les concepts de connaissance et de gestion dans l’ensemble des systèmes et à travers eux en assurant le suivi et l’évaluation des processus et en déterminant leur rendement;

Fournir au personnel un cadre stratégique pour la gestion de leurs dossiers et l’utilisation du système de dossiers de l’organisation;

Créer des processus pour satisfaire aux exigences actuelles et comprendre quelles sont les futures tendances possibles ainsi que les besoins de l’organisation à mesure qu’elle continue d’évoluer;

Donner des conseils sur les politiques et systèmes nouveaux de gestion des dossiers et les mettre en application;

S’assurer de la mise en conformité avec la législation et la réglementation en vigueur;

Établir les rapports exigés et contribuer aux efforts de vérification.

Déplacements :

Ce poste exige très peu de déplacements.

Exigences et atouts :

Études : 

Un diplôme universitaire, de préférence en administration publique, en bibliothéconomie ou un domaine étroitement apparenté.

Expérience :

Avoir huit à dix ans d’expérience en matière de gestion des dossiers dans des postes de plus en plus élevés et importants;

Posséder de l’expérience en systèmes de gestion des dossiers;

Avoir fait ses preuves dans la gestion de projets et d’activités professionnelles échappant à son contrôle direct;

Avoir une aptitude démontrée à travailler dans des délais astreignants.

Compétences et qualités : 

Capacités démontrées de haut niveau en analyse et en résolution de problèmes, aptitude à comprendre des problèmes complexes et à étudier les informations connexes en vue de trouver et d’évaluer des solutions et de donner des conseils;

Excellent niveau d’expression orale et écrite et de formation informatique, et aptitude à travailler sous de fortes pressions et dans des délais serrés; 

Aptitude à communiquer en français souhaitée;

Capacités de persuasion dans les négociations;

Aptitude à acquérir de la crédibilité en tant qu’« expert » de la gestion des dossiers et des informations;

Connaissance des relations de responsabilisation entre les principaux ministères fédéraux et les organismes centraux, ainsi que du contexte dans lequel travaillent les fondations;

Connaissance et expérience des pratiques exemplaires de gestion des dossiers;

Connaissance de la législation et de la réglementation fédérales et provinciales en matière de gestion des dossiers.

Date limite de dépôt des candidatures : le 21 décembre 2018

TDDC est une organisation fortement axée sur l’entrepreneuriat. Elle a été créée par le gouvernement fédéral. Sa mission? Servir de catalyseur et de coordonnateur pour l’écosystème des technologies propres au Canada. Pour ce faire, elle finance des projets qui se trouvent au stade précommercial et qui ont le potentiel de démontrer des avantages environnementaux et économiques significatifs et quantifiables dans un ou plusieurs des domaines suivants : changement climatique, air pur, eau propre et sols propres.

Technologies du développement durable Canada est une petite équipe de personnes très dynamiques, dévouées et centrées sur le secteur privé qui sont enthousiastes et novatrices. Rejoignez-nous et aidez-nous à jouer un rôle décisif dans le programme canadien d’innovation et de durabilité.

Technologies du développement durable Canada est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi, valorise la diversité en milieu de travail et encourage les candidatures de tous les candidats qualifiés, y compris les personnes handicapées. Des accommodements sont offerts sur demande pour les candidats qui participent au processus d’embauche, à chaque étape.

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